1. Home
  2. Как работать в системе заказчику
  3. Пошаговая инструкция для заказчика

Пошаговая инструкция для заказчика

Настройки

Работу с potok’ом лучше всего начать с настроек, чтобы адаптировать систему персонально для вас. Нажмите на аватарку в левом нижнем углу и кликните на «Личный профиль».

В разделе «Мой аккаунт» нужно указать имя, фамилию, должность, телефон и загрузить фото. Здесь вы можете изменить свой e-mail для входа в potok. Выберите часовой пояс, чтобы уведомления о назначенных в системе встречах приходили вам с корректным временем. Личная подпись вам не понадобится, поэтому можете пропустить её настройку (заказчики не могут писать письма кандидатам). Не забудьте нажать «Сохранить».

Смена пароля

В разделе  «Смена пароля» вы можете поменять текущий пароль. Не забудьте «Сохранить» изменения.

Почта и календарь

Следующий блок — «Настройка почты и календаря». Здесь вы можете подключить почтовый клиент для интеграции с potok’ом.

Почта вам не нужна, а вот календарь — вполне. Если подключите его, все приглашения на встречи будут сразу приходить туда.

Если у вас Gmail или MS Exchange, кликните на иконки — появится кнопка «Подключить». Нажмите на неё, введите все необходимые данные и дайте разрешение potok’y на доступ к вашему аккаунту. Подробнее о подключении почты MS Exchange можно прочитать здесь. Не забудьте кликнуть на «Сохранить».

Подключение других аккаунтов в разделе «Аккаунты на других сайтах» нужно для публикации вакансии — вам этот раздел не нужен, смело пропускайте 🙂

Уведомления

В следующем разделе настройте персональные уведомления для разных событий. В системе есть три типа уведомлений:

  • Системные — вы будете получать уведомления прямо в potok’е. Просмотреть ленту таких уведомлений можно, кликнув на иконку колокольчика над аватаркой. Если появляются новые уведомления, на иконке появится синий значок с их количеством.
  • E-mail — вам на почту будут приходить письма с напоминаниями. Всё просто.
  • Push — уведомления, которые появятся даже в том случае, если сейчас вы не работаете в системе. Они будут возникать как всплывающие окна в углу экрана. Для их подключения также отметьте кнопку «Включить» в блоке Push-уведомления

Настройка интерфейса

Выберите поведение системы при перемещении кандидата на другой этап.

Работа с вакансиями

Главная страница сервиса позволяет вам быстро получить информацию о состоянии ваших вакансий и количестве кандидатов на каждом этапе отбора. Просто нажмите на раздел «Вакансии» в левой верхней части экрана или на логотип potok’а.

Вкладка «Мои» позволяет увидеть открытые и приостановленные вакансии. В «Архиве» — отмененные и закрытые. Подробнее о статусах вакансий тут.

Поисковая строка поможет вам быстро найти нужную вакансию по названию. А фильтры справа отсортируют вакансии.

Вакансии располагаются блоками. Сверху — название вакансии. Под ним — отдел, город и её создатель. Справа — статус вакансии, дата создания и количество дней до ожидаемой даты закрытия (указано не всегда). Ниже вы видите этапы отбора и количество кандидатов на каждом из них.

Если вакансий много, а вы хотите закрепить несколько вначале списка, то нажмите на значок скрепки рядом с их названием.

Работа с кандидатами по вакансии

Чтобы ознакомиться с кандидатами, отобранными на вакансию, достаточно нажать на её название или на определённый этап. Вы сразу окажетесь на вкладке «В процессе», но всего их три:

  • Все — кандидаты, которые дошли до конкретного этапа, в том числе уже отклонённые.
  • В процессе — кандидаты, которые сейчас рассматриваются на вакансию и находятся на конкретном этапе.
  • Отклонены — кандидаты, которые были отклонены, находясь на конкретном этапе.

Цифры справа от названия этапа показывают, сколько кандидатов на нём находится. На этапе, который вы просматриваете в данный момент, цифра будет выделена голубым.

Кандидаты располагаются списком. Сначала — непросмотренные, они выделены светло-голубым цветом, далее — по алфавиту. Здесь вы сможете ознакомиться с их ФИО, последней занимаемой должностью, контактными данными и датой добавления на вакансию. Можно осуществить поиск по имени, отсортировать по почте и дате.

Чтобы посмотреть всю информацию о соискателе, нужно нажать на его ФИО. Вы попали в карточку кандидата. Рассмотрим её по порядку:

  • ФИО, дата и способ добавления кандидата в систему;
  • Последняя должность, занимаемая кандидатом;
  • Тэги, которые уже добавили вы или ваши коллеги. Здесь же можно поставить новый тэг;
  • Контактные данные и ссылки на соц. профили располагаются справа;
  • Резюме кандидата. Их может быть несколько, у каждого указана дата добавления в систему, загрузить новое можно с помощью значка «плюс». Вы можете скопировать ссылку на резюме, скачать его, распечатать или удалить, кликая на значки справа;

 

 

  • Все действия — история работы с кандидатом. Комментарии, встречи, напоминания, переводы на этапы, отбор на другие вакансии, отказы — тут собрано всё. Кнопка «Показать» — это фильтр, который поможет структурировать события. Значения фильтра сохранятся, после того, как вы их выберите, и будут действовать на всех страничках кандидатов 🙂

  • В разделе «Документы» появятся файлы, которые коллеги или вы прикрепляли к комментариям, встречам. Добавить документ вне какого-либо из этих действий не получится;
  • В разделе «Оценки» вы сможете заполнить карточку оценки кандидата, если коллеги назначили вас ответственным.

Вы изучили карточку кандидата и готовы принять решение. Вы можете:

  • Оставить комментарий, который увидят ваши коллеги. Нажмите на кнопку «Комментарий», введите текст и отредактируйте его. При необходимости прикрепите файлы.  Воспользуйтесь @, чтобы упомянуть коллегу из команды. Не забудьте кликнуть на «Добавить комментарий»;

  • Назначить напоминание. Нажмите на кнопку «Напоминание», установите дату и время. Добавьте текст и при желании отметьте коллегу с помощью @. Кликните на «Отправить». Напоминание добавится в раздел «События». Также вам придёт уведомление, если вы подключили его «Личном профиле».

  • Отклонить кандидата. Нажмите на красную кнопку с изображением крестика. Выберите причину отклонения (она понадобится для аналитики) и оставьте комментарий для внутреннего пользования. Не забудьте кликнуть на «Отклонить». Теперь этого кандидата можно найти во вкладке «Отклонены».

  • Перевести на другой этап. Нажмите на зелёную кнопку с изображением стрелки и выберите этап, на который хотите подвинуть кандидата.

Вы всегда можете отобрать кандидата на другую вашу вакансию. Для этого нужно перейти в его полный профиль, нажав на значок справа от ФИО. Здесь вы увидите вакансии, на которые уже рассматривается кандидат. Тут же есть кнопка «Отобрать на», кликнув на которую выпадет список доступных вам вакансий. Просто нажмите на нужную. Готово!

Если у вас на примете есть кандидат, которого вы хотите добавить на вакансию, то это можно сделать двумя способами:

  • Вручную. Внутри вакансии кликните на кнопку «Добавить кандидата» в левом нижнем углу. Загрузите резюме формата .pdf, .docx, .doc или .rtf и введите оставшуюся информацию. Не забудьте нажать «Добавить».

  • С помощью расширения. Подробнее о нём можно узнать здесь.

Работа с общей базой кандидатов

Перейдите в раздел «Кандидаты». Здесь вы видите всех соискателей, которые рассматриваются на ваши вакансии. Справа есть фильтры, которые помогут сделать выборку. Также вы можете найти нужного кандидата с помощью поиска.

Соискатели располагаются списком. Вы видите ФИО каждого из них, последнюю должность кандидата, а также вакансии, на которые рассматривается кандидат.

Чтобы попасть в карточку кандидата внутри вакансии, нажмите на её название. Чтобы зайти в полный профиль, кликните на значок «газеты» в правом верхнем углу блока.

Календарь

Все ваши встречи и напоминания появятся в разделе «Календарь».  Вы можете выбрать, за какой период просматривать данные — за день или за неделю.

При нажатии на событие откроется его карточка — здесь можно увидеть дополнительную информацию.

Аналитика

Одно из важнейших преимуществ нашей системы — возможность получать аналитические отчёты в режиме реального времени. Но кроме этого они ещё и графичны, понятны, за счёт чего помогут вам работать эффективнее.

Наведите курсор на кнопку «Аналитика». Здесь вы увидите семь аналитических отчётов. Чтобы детально ознакомится с каким-то из них, просто нажмите на одно из названий. Подробнее об отчетах здесь.

Was this article helpful?