Как работать с отчетом «Выгрузка полной статистики»

Выгрузка полной статистики – включает всю информацию о вакансиях и кандидатах за определенный период времени.

Как строится отчет?

При нажатии на кнопку «Отправить» формируется отчет в формате Excel по всей аналитике за выбранный временной промежуток. Ссылка на отчет отправляется на адрес электронной почты пользователя и в системные уведомления, если этот вид уведомления подключен.

Среднее время составления отчета – до 10 минут.
Если вы грузите отчет за большой срок (пол года и больше) или если у вас в компании большое количество вакансий и кандидатов, время составления отчета может быть увеличено.

Этот отчет доступен только в формате Excel. Он содержит два листа — «Вакансии» и «Кандидаты».

Как работают фильтры в отчете

• Период создания вакансии – Временной промежуток, в который были созданы вакансии. По умолчанию равен месяцу.
• Город вакансии – Город, который указан в вакансии.
• Отдел вакансии – Отдел, для которого была создана вакансия. Значения из справочника Отделы.
• Учитывать архивные вакансии – Возможность включения в статистику закрытых и отмененных вакансий.
• Учитывать конфиденциальные вакансии – Возможность включения в статистику конфиденциальных вакансий. По умолчанию конфиденциальные вакансии учитываются.

Если у пользователя нет прав на просмотр конфиденциальных вакансий и он не является автором вакансии или не состоит в команде, то такие вакансии он не увидит в отчете даже при значении фильтра Да.

• Вакансия – Позволяет выделить статистику по конкретным вакансиям.
• Тип подбора вакансии – Позволяет сформировать отчет по типу подбора. Фильтр доступен, если в системе настроено больше одного типа подбора.
• Период совершения события – Временной промежуток, в котором произошло какое-либо событие с кандидатом на вакансии. По умолчанию не выбран и на выгрузку не влияет.

Если в фильтре Период создания вакансии установить значение Месяц, а в Период совершения события выбрать значение Неделя, то в выгрузку попадут вакансии, которые были созданы в течение последнего месяца и кандидаты, над которыми были совершены действия в течение последней недели.

• Совершенные действия с кандидатами – Позволяет сделать фильтрацию по событию, произошедшему с кандидатом на вакансии. По умолчанию не выбрано и на выгрузку не влияет.
• Ответственный рекрутер – Позволяет сделать фильтрацию по имени пользователя, который назначен ответственным рекрутером в команде вакансии.

ВАЖНО: Выбрав фильтр по времени, вы увидите данные по вакансиям, которые были созданы в этот период. На странице «Кандидаты» будут только те соискатели, которые рассматриваются на эти вакансии.

Внешний вид отчета

Отчет состоит из двух листов в таблице Excel: Вакансии и Кандидаты.

Вакансии

На листе Вакансии отображаются только те вакансии, которые были созданы в указанный в фильтре период времени.

• ID Вакансии —уникальный идентификатор вакансии. Указан в ссылке на вакансию. Например, https://app.potok.io/jobs/123456/stage/all, где 123456 — ID.
• Код вакансии — код для связи с заявками на вакансиях при использовании систем, у которых нет интеграции с Потоком. Заполняется в настройках вакансии в специальном поле.
• Отдел — подразделение, в котором открыта позиция. Заполняется в настройках вакансии. Значения из справочника Отделы.
• Город — населенный пункт, в котором открыта позиция. Заполняется в настройках вакансии.
• Тип вакансии — название воронки подбора. Если она у вас одна, то будет указана «Точечная».
• Статус вакансии — текущий статус вакансии. Например, может быть в статусах «Открыта», «Приостановлена», «Закрыта» или «Отменена».
• Комментарий к вакансии — комментарий из одноименного поля, заполняется в настройках вакансии.
• Название вакансии —название вакансии, которое отображается в списке вакансий, заполняется в настройках вакансии.
• Ответственный рекрутер — имя пользователя, который назначен ответственным рекрутером в команде вакансии.
• Заказчик — если вакансия была создана пользователем с ролью Заказчик, это поле будет заполнено именем и фамилией этого пользователя.
• Дата открытия вакансии — дата и время по Москве, когда вакансия была открыта в Потоке.
• Ожидаемая дата закрытия — дата закрытия вакансии, которая указана в настройках вакансии.
• Фактическая дата закрытия — дата, которая была указана при переводе вакансии в статус «Закрыта».
• Отклонение от ожидаемой даты закрытия в рабочих днях — разница между ожидаемой и фактической датой закрытия в рабочих днях.
• Дата отмены — дата, которая была указана при переводе вакансии в статус «Отменена».
• Приоритет вакансии – заполняется значением из поля Приоритет в вакансии.
• Количество вакантных позиций  — количество человек, необходимых для закрытия вакансии. Заполняется в настройках вакансии.
• Всего кандидатов — количество соискателей, которые рассматриваются на вакансию, учитываются и отклоненные.
• Отобрано резюме — количество кандидатов, которые дошли до типа этапа «Скриннинг».
• Приглашено на интервью с менеджером — количество кандидатов, которые дошли до типа этапа «Интервью с менеджером».
• Представлено заказчику — количество кандидатов, которые дошли до типа этапа «Интервью с заказчиком».
• Сделано офферов — количество кандидатов, которые попали на тип этапа «Оффер».
• Принято кандидатов — количество кандидатов,попали на тип этапа «Принят».
• Финальный кандидат — ФИО кандидатов, которые попали на типы этапов «Оффер» и «Принят».
• Вакансия открыта в рабочих днях — количество рабочих дней, когда вакансия была в работе. Если она была в архиве, а потом переоткрыта, то будут учтены оба периода.
  Рассчитывается по формуле = (дата закрытия/текущая дата — дата первого открытия — сумма выходных и праздничных дней) — (сумма дней, когда вакансия была в статусе «Приостановлена» — сумма выходных и праздничных дней) — сумма дней, когда вакансия была в статусе «Закрыта»/«Отменена».
• Вакансия открыта в календарных днях — количество календарных дней, когда вакансия была в работе. Если она была в архиве, а потом переоткрыта, то будут учтены оба периода.
  Рассчитывается по формуле = дата закрытия/текущая дата — дата первого открытия — сумма дней, когда вакансия была в статусе «Приостановлена» — сумма дней, когда вакансия была в статусе «Закрыта»/«Отменена».
• Время до закрытия в рабочих днях — количество рабочих дней от даты открытия вакансии до даты перевода первого кандидата на тип этапа «Принят».
• Время до закрытия в календарных днях — количество календарных дней от даты открытия вакансии до даты перевода первого кандидата на тип этапа «Принят».
• Вакансия приостановлена в рабочих днях — количество рабочих дней, когда вакансия была в статусе «Приостановлена».
• Вакансия приостановлена в календарных днях — количество календарных дней, когда вакансия была в статусе «Приостановлена».

Кандидаты

На листе Кандидаты будут только те соискатели, которые добавлены на вакансии, доступные на листе Вакансии в отчете.

На листе Кандидаты выводятся также дубли кандидатов, даже если они были объединены. Поэтому количество кандидатов в интерфейсе Потока и в полной выгрузке может не совпадать.

• ID кандидата —уникальный идентификатор кандидата в Потоке, находится в ссылке на кандидата. Например, https://app.potok.io/applicants/1234567, где 1234567 — ID.
• Имя кандидата — ФИО кандидата из его профиля.
• ID Вакансии — номер в ссылке на вакансию, на которую рассматривается кандидат. Например, https://app.potok.io/jobs/123456/stage/all, где 123456 — ID.
• Название вакансии —название вакансии, которое отображается в списке вакансий, вносится в настройках вакансии, на которую рассматривается кандидат.
• Отдел — подразделение, в котором открыта позиция. Заполняется в настройках вакансии. Значения из справочника Отделы.
• Заказчик —если вакансия была создана пользователем с ролью Заказчик, это поле заполнено именем и фамилией этого пользователя
• Город проживания кандидата — населенный пункт, в котором проживает соискатель. Указан в его профиле.
• Последнее место работы —последнее или текущее место работы кандидата. Ячейка заполняется, если у кандидата редактируемое резюме — добавлено в Поток вручную, расширением или автооткликом.
• Ссылка на резюме — внешняя ссылка, по которой могут перейти незарегистрированные в Потоке коллеги. Ссылка действительна в течение 30 дней.
• Дата и время добавления кандидата — дата и время по Москве, когда кандидат откликнулся/был добавлен на вакансию.
• Добавлен/Откликнулся — добавлен/откликнулся.
• Причина отказа — причина, которая была выбрана при отклонении кандидата в Потоке.
• Дата и время отказа — дата и время по Москве, когда кандидат был отклонен в Потоке.
• Источник — откуда пришел кандидат. Источник указан в его профиле. Значение из справочника Источники кандидатов.
• Этапы подбора – Когда и кем был добавлен кандидат на каждый тип этапа. По каждому типу этапа два столбца и один дополнительный:
  Название типа этапа (Дата) – заполняется датой, когда кандидат был переведен на этап с таким типом;
  Название типа этапа (Пользователь) – заполняется ФИО и адресом электронной почты пользователя, который перевел кандидата на этап с таким типом;
  Название типа этапа (Статус) – если на типе этапа установлен статус на этапе, в этом столбце проставляется значение этого статуса по кандидату.

Если у вас остались вопросы по работе отчета, пожалуйста, напишите нам об этом в чате поддержки внутри Потока (знак вопроса ? справа в нижнем углу) или на почту.