Форма заявки Lite

Хотите создавать и согласовывать заявки на подбор в Potok? С помощью модуля Форма заявки Lite вы сможете это делать не выходя из системы.

Чтобы подключить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки.

Как это работает?

При подключении модуля у вас в Potok появится форма заявки на подбор и возможность указать согласующих по заявке.

Как будет выглядеть заявка?

  • Разные виды полей, например: текстовые, числовые, поля со списками;

  • Выбрать какие поля будут обязательными, а какие нет;

  • Выводить данные вашей штатной структуры при подключении модуля ОШС Lite.

Может ли цепочка согласующих формироваться автоматически?

В модуле Lite это не предусмотрено. Есть возможность вручную указать согласующих при создании каждой новой заявки на подбор.

Если вы хотите автоматически формировать цепочки согласующих, то такой функционал доступен в модуле Цепочки согласования, там возможно формировать разные цепочки в зависимости от данных заявки.

Использование модуля

Для создания заявки нужно нажать иконку с плюсом в панели инструментов слева и выбрать раздел «Создать заявку».

В открывшемся окне нужно выбрать направление, в рамках которого будет выполняться заявка. Выбор направления предоставляется, если в компании настроено больше одного направления для заявок.

После выбора нужного направления появится форма создания заявки, настроенная для данной компании.

После заполнения нужно нажать кнопку «Сохранить», которая есть внизу формы, а также в панели действий сверху. Обе кнопки работают одинаково. После сохранения заявка появится в общем списке заявок во вкладке «Требует действия».

Редактирование заявки

Редактирование доступно для заявок в статусе «Создана», «На доработке» и «На согласовании» (если согласующим является автор заявки). Для редактирования заявки нужно перейти в нужную заявку, в блоке «Информация о заявке» внести необходимые изменения и нажать кнопку «Сохранить».

Дублирование заявки

Создать новую заявку можно путем дублирования существующей заявки. Дублировать заявку можно из статусов «Требует действий», «На согласовании», «Согласованно» и «Не согласованно». Для этого нужно в списке заявок нажать на три точки справа в блоке нужной заявки. В появившемся меню выбрать действие «Дублировать».

При дублировании заявки открывается форма создания новой заявки с данными из дублируемой заявки. В новую заявку копируются данные из дублируемой заявки, кроме цепочки согласования. Для сохранения новой заявки нужно нажать кнопку «Сохранить». Если закрыть форму без сохранения, заявка не будет создана.

Действия с заявкой

Заявка создана

Отмена заявки

Для отмены заявки нужно нажать кнопку «Отменить заявку» в панели действий или внизу формы заявки. В появившемся окне подтверждения нажать кнопку «Да». Заявка будет отменена и отобразится в списке заявок во вкладке «Не согласовано» со статусом «Отменена».

Отменить заявку можно также из списка заявок. Для этого нужно нажать три точки в блоке нужной заявки в списке. В появившемся меню выбрать действие «Отменить». В окне подтверждения нажать кнопку «Да».

Отменить можно заявки со статусом «Создана» и «На согласовании».

Настройка цепочки согласования

После создания заявки можно настроить цепочку согласования. Сделать это можно в разделе «Цепочка согласования» в заявке.

Для добавления нового этапа согласования нужно в заявке в разделе «Цепочка согласования» нажать кнопку «Добавить этап согласования». В выпадающем списке можно выбрать согласующего из списка пользователей, зарегистрированных в компании.

Для удаления согласующего нужно нажать иконку с корзиной рядом с ним.

Отправка заявки на согласование

Когда заполнена «Цепочка согласования» по заявке, становится доступна кнопка «Запустить согласование». После нажатия на нее статус заявки будет изменен «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.

Заявки, находящиеся на согласовании, отображаются в списке заявок во вкладке «Требует действия» или «На согласовании» в зависимости от роли пользователя в заявке.

Статусы и процесс согласования

Заявка согласована

Если заявка согласована, нужно нажать кнопку «Согласовать» в панели действий. В появившейся панели слева ввести комментарий, если необходимо, и нажать кнопку «Согласовать».

После согласования заявки автоматически создается вакансия со статусом «Открыта». Она отображается в общем списке вакансий. Статус меняется на «Согласована», и она отображается в списке заявок во вкладке Согласовано.

В заявке отображается ссылка для перехода в созданную вакансию. В вакансии отображается ссылка для перехода в заявку, из которой она была создана.

Отправка заявки на доработку

Для отправки заявки на доработку нужно нажать кнопку «На доработку» в панели действий в заявке. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «На доработку».

Заявка переходит в статус «На доработке» и отображается в списке заявок во вкладке «Требует действия» у пользователя, который является создателем заявки. Автор заявки также получит уведомление о необходимости доработки заявки.

В заявке отображается комментарий, оставленный пользователем при отправке на доработку.

После внесения изменений заявку можно снова отправить на согласование. Для этого в разделе «Цепочка согласования» нужно нажать кнопку «Запустить согласование». Согласование будет запущено заново. Статус заявки изменится «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.

Отмена заявки, отправленной на доработку, осуществляется также как отмена только что созданной заявки.

Отклонить заявку

Если заявка не согласована, нужно нажать кнопку Не согласовано в панели действий. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку Не согласовано. Комментарий обязателен для заполнения — кнопка Не согласовано недоступна до тех пор, пока не указан комментарий.

Если хотя бы один согласующий не согласует заявку (на любом этапе), она переходит в статус «Не согласовано» и отображается в списке заявок во вкладке «Не согласовано». Доработать несогласованную заявку и перезапустить ее согласование нельзя.

История согласования

В любой заявке в разделе «Цепочка согласования» отображаются:

  • все этапы согласования (в том числе те, по которым решение еще не принято);

  • ФИО согласующих на каждом этапе;

  • решение каждого согласующего с указанием даты принятия решения;

  • комментарий согласующего, который можно посмотреть, нажав на иконку сообщения рядом с ФИО.

В заявке, по которой было несколько попыток согласования, отображается история согласования в разделе «Цепочка согласования». В блоке «История согласования» информация выводится по событиям снизу вверх: от первой отправки заявки на согласование до текущего согласования. Между этими событиями может быть несколько итераций согласования, когда заявка возвращается на доработку и снова отправляется на согласование. По каждой попытке отображаются все согласующие и их комментарии с указанием даты решения.

Список заявок

Список заявок открывается с помощью иконки «Заявки» в панели инструментов. Все заявки распределены по вкладкам, соответствующим их статусам. В каждой вкладке заявки отображаются в виде блоков.

Требует действия

Здесь отображаются заявки, по которым ожидаются действия текущего пользователя:

На согласовании

Здесь отображаются заявки, которые находятся на согласовании. Пользователь видит здесь созданные им заявки и те, в которых является согласующим, но не на текущем этапе.

Согласовано

Здесь отображаются все согласованные заявки.

Не согласовано

Здесь отображаются все несогласованные и отмененные заявки.

А чем модуль Lite отличается от Заявки на подбор Enterprise?

Модуль Форма вакансии Enterprise обладает более широкими возможностями настройки карточки вакансии, например:

  • Настраивать несколько форм заявок – свою для каждой воронки или типа подбора;

  • Настраивать гибкие условия отображения и заполнения полей;

  • Выводить новые поля в фильтры списка вакансий и аналитики;

  • Настраивать визуальное расположение полей на форме.

А также, выводить практически любые данные из кадровой системы при подключении модуля ОШС Enterprise, например:

  • Справочники с заработными платами или графиками работ;

  • Шаблоны описания вакансий.

Чтобы подключить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки.

Was this article helpful?

Похожие материалы