Наша система позволяет создавать удобные шаблоны, чтобы экономить ваше время. Они могут быть личные и общие для всей компании. Расскажем их различия.

Отличие моих шаблонов и компании

Первые находятся в личном профиле в разделе «Мои шаблоны». Они доступны для управления и использования только вам. Коллеги не увидят их. Для каждого пользователя системы в этом разделе хранятся личные шаблоны.

Общие шаблоны можно найти в настройках компании в разделе «Шаблоны компании». Их видят и могут использовать вы и все ваши коллеги. При этом нужно помнить, что изменение какого-то шаблона или создание нового отобразится у каждого пользователя. Будьте аккуратны 🙂

Чтобы добавить новый шаблон в любом разделе, нажмите «Создать». Появится текстовый редактор. Напишите название, текст и тему, если это нужно. Выберите переменные, которые будут применяться в зависимости от кандидата или вакансии. Вы может редактировать размер шрифта, стиль, цвет и добавлять рубрикацию, изображения и еще много чего 🙂

В шаблон компании лучше не добавлять личную подпись, ведь его используют и ваши коллеги. Рекомендуем настроить персональную подпись в настройках аккаунта. Она будет автоматически добавляться в каждое письмо.

Посмотреть, отредактировать или удалить существующий шаблон можно с помощью соответствующих значков справа от названия.

ВАЖНО: В отличии от личных шаблонов, создавать и управлять шаблонами компании могут не все пользователи. Если вам это недоступно, напишите в поддержку Potok’а. Расскажем, что нужно сделать 🙂

Виды шаблонов

В Potok’е шаблоны можно использовать при:

• отправке письма;
• назначении встречи;
• написании внутреннего комментария к кандидату;
• создании внутреннего комментария при отклонении кандидата;
• установке напоминания;
• добавлении комментария к карточкам оценок;
• отправке SMS.

Разберем каждый вид шаблонов отдельно.

Шаблоны писем и встреч

И для писем, и для встреч используется одни и те же шаблоны. Чтобы добавить или отредактировать их, перейдите на вкладку «Письмо, Встреча».

Шаблон будет предложен для выбора в трех случаях: отправка письма, назначение встречи, уведомление об отказе. Выбрать один из шаблонов можно как в карточке конкретного кандидата, так и в массовых действиях.

В поле «Шаблон письма» предложены личные шаблоны и компании. Но если какого-то из них не существует, этого раздела не будет.

Если ваша роль не предусматривает написание писем, то шаблоны будут недоступны.

Шаблоны комментариев к кандидату

Частенько комментарии к кандидатам однообразны — собрать обратную связь с заказчика, тегнуть коллег, зафиксировать итоги интервью. Чтобы не писать один и тот же текст снова и снова, добавьте шаблоны на вкладке «Комментарий к кандидату».

Шаблон будет предложен в форме создания кандидата, в карточке кандидата на вакансии и в полном профиле.

В поле «Шаблон комментария» предложены личные шаблоны и компании. Но если какого-то из них не существует, этого раздела не будет.

Если ваша роль не предусматривает создание комментариев, то шаблоны будут недоступны. 

Важно: если у вашей компании кастомная форма кандидата, то шаблон комментария будет недоступен в окне добавления кандидата вручную. Обратитесь в поддержку, мы добавим вам эту возможность.

Шаблоны комментариев к отказу кандидату

При отклонении кандидата вы указываете причину. Но ее не всегда достаточно и требуется пояснение — комментарий. Чтобы добавить или отредактировать шаблоны комментариев, перейдите на вкладку «Комментарий к отказу».

Шаблон будет доступен как в карточке конкретного кандидата, так и в массовых действиях.

В поле «Шаблон комментария» предложены личные шаблоны и компании. Но если какого-то из них не существует, этого раздела не будет.

Если ваша роль не предусматривает отклонение кандидатов, то шаблоны будут недоступны. 

Шаблоны напоминаний

Чтобы добавить или отредактировать шаблоны напоминаний, перейдите на вкладку «Напоминание» в разделе «Мои шаблоны» или «Шаблоны компании».

Шаблон будет доступен в карточке кандидата на вакансии и в полном профиле.

В поле «Шаблон напоминания» предложены личные шаблоны и компании. Но если какого-то из них не существует, этого раздела не будет.

Если ваша роль не предусматривает создание напоминаний, то шаблоны будут недоступны.

Шаблоны комментариев к карточкам оценок

Иногда недостаточно оценить кандидата по указанным навыкам. Требуется фиксация дополнительных метрики, например, сильных и слабых сторон. А также финального решения. Чтобы ничего не забыть, заранее создайте шаблон на вкладке «Комментарий к оценке».

Шаблон будет доступен в карточке оценки у кандидата на вакансии.

В поле «Шаблон комментария» предложены личные шаблоны и компании. Но если какого-то из них не существует, этого раздела не будет.

Если ваша роль не предусматривает оценку кандидатов, то шаблоны будут недоступны. 

Шаблоны SMS

Возможность создавать шаблоны SMS есть у тех компаний, где подключён этот модуль.

Что такое модуль SMS?

Если вы часто отправляете однообразные сообщения, рекомендуем создать шаблоны SMS и выбирать один из них при отправке. Это сэкономит ваше время.

Шаблон будет предложен для выбора в трех случаях: отправка sms, назначение встречи, уведомление об отказе. Выбрать один из шаблонов можно как в карточке конкретного кандидата, так и в массовых действиях.

В поле «Шаблон» предложены личные шаблоны и компании. Но если какого-то из них не существует, этого раздела не будет.

Если ваша роль не предусматривает создание комментариев, то шаблоны будут недоступны.