Мы соблюдаем 152-ФЗ и хотим, чтобы вы тоже его соблюдали 🙂 В Потоке есть возможность запрашивать у кандидатов согласие на обработку персональных данных. Им придет e-mail, где они смогут дать свое согласие или отказать. Рассказываем, как это работает.
Как настроить шаблон письма
Для начала нужно настроить шаблон письма, который будут получать кандидаты. Перейдите в настройки компании в раздел «Запрос на обработку ПДн».
Там заполните следующие поля:
- Срок предоставления согласия на добавление в кадровый резерв (в месяцах)
- Заголовок письма
- Текст письма (можно использовать переменные). В этом тексте обязательно должна остаться переменная «ссылка на страницу согласия». Именно она ведет на страницу с полным описанием условий, с которыми кандидат согласится или нет.
- Текст страницы подтверждения (можно использовать переменные). Он будет виден, когда кандидат кликнет по ссылке на страницу согласия.
- Текст страницы при согласии кандидата (можно использовать переменные). Он будет виден, если кандидат даст согласие.
- Текст страницы при отказе кандидата (можно использовать переменные). Он появится, если кандидат откажет в предоставлении согласия.
Мы создали шаблон за вас, но вы всегда можете отредактировать или добавить что-то свое.
Как отправить запрос кандидату
В карточке кандидата на вакансии появилась кнопка «Запрос на обработку ПДн».
Нажмите на нее, откроется форма. Там вы сможете еще раз ознакомиться с текстом письма перед отправкой.
Нажмите «Отправить». Кандидат получит письмо со ссылкой на личный кабинет.
Перейдя по ссылке, он ознакомится с полными условиями.
Внизу кандидат увидит две кнопки: «Предоставить согласие» или «Отказать». В зависимости от выбора, он увидит сообщение. Например:
Ваше письмо и ответ кандидата появятся во «Всех действиях» в его карточке. А еще придет уведомление, если соискатель откажет в обработке.
Статус запроса согласия на обработку ПДн с подсказкой отображается справа от ФИО кандидата. Файл согласия можно скачать по кнопке «Скачать в PDF».
Запрос еще не отправлен
Запрос отправлен, ждем решение кандидата
Кандидат дал согласие
Кандидат не дал согласие
Как деперсонализировать кандидата
Кандидат не дал свое согласие на обработку ПД. Грустно, конечно, но не смертельно. В Потоке получится деперсонализировать такого соискателя. То есть удалить всю персональную информацию из его профиля. Есть два способа:
- Из вакансии с помощью массовых действий
Галочками выделите одного или нескольких кандидатов, кликните внизу «Действия». Затем наверху нажмите на «Деперсонализировать». И для подтверждения кликните на кнопку «Деперсонализировать».
- Из базы кандидатов с помощью массовых действий
Выделите кандидатов, нажав на их аватарки, и выберите «Действия» под поисковой строкой. Предварительно отфильтруйте кандидатов «По статусу». В открывшемся окне кликните на кнопку «Деперсонализировать».
Что происходит с кандидатами при деперсонализации
У кандидатов безвозвратно удалятся:
- ФИО (вместо него будет «Соискатель №XXX»);
- резюме;
- фото;
- контакты;
- социальные профили;
- возраст;
- ожидаемая зп;
- письма;
- прикрепленные файлы.
При этом история действий с кандидатом будет сохранена. Соискатель будет отправлен в архив и скрыт из списка на вакансии и из базы кандидатов. Но его всегда можно найти в разделе «Кандидаты» по значению «Деперсонализированные» в фильтре «Статус кандидата».
Как найти кандидатов с определенным статусом
В разделе «Кандидаты» теперь есть фильтр «По статусу запроса на обработку персональных данных»
ВАЖНО: У вашей компании функционал может быть не подключен. Напишите в чат, мы сделаем это в течение пяти минут. Это бесплатно 🙂