1. Home
  2. Как начать работать
  3. Как импортировать базу данных
  1. Home
  2. Как добавить кандидатов
  3. Как импортировать базу данных

Как импортировать базу данных

Мы понимаем, что при переходе на нашу систему вам важно сохранить все данные о проделанной работе. Поэтому предлагаем вам четыре бесплатных варианта переноса базы резюме:

  • импорт данных из Excel (обязательно взгляните на пример файла с правильной структурой);
  • импорт архива резюме zip (поддерживаемые форматы: doc, docx, rtf, pdf);
  • импорт базы e-staff;
  • импорт вакансий с headhunter.

Ниже описан процесс импорта баз подробно. Не забывайте, что вы всегда можете задать нам вопросы в чате поддержки.

Все подготовленные документы вы можете отправить на почту support@potok.io. Мы посмотрим файлы и скажем, как скоро сможем провести импорт.

Импорт данных из Excel

Чтобы мы быстро и корректно импортировали вашу базу, нужно её структурировать. У нас для этого даже есть шаблон. Пожалуйста, приведите вашу базу в следующий вид.

Хотите к кандидатам из таблицы прикрепить ещё и резюме? Нет проблем! Просто приложите zip архив с файлами. В нём должна быть одна папка, внутри которой только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf. Чтобы правильно сопоставить соискателей из папки и из таблицы, нужно:

  1. Привести название файлов в архиве к виду «числовое ID» или «числовое ID_дополнительная информация». Например, «1234» или «1234_Курочкин П.В.».
  2. В первом столбце Excel таблицы указать ID из названия файла без дополнительного текста. Например, «1234».

Импорт архива резюме

Если вы хранили свою базу в папках, то просто объедините их в zip архив и пришлите нам на почту support@potok.io. В рамках бесплатного импорта мы добавим резюме форматов doc, docx, rtf, pdf в общую базу кандидатов. Если резюме разобраны по папкам-вакансиям, то мы можем добавить их название в виде хештега в карточку соискателя.

Если вы хотите добавить кандидатов на уже созданные вакансии в potok’е, то заранее распределите резюме по папкам-вакансиям. Название папки должно соответствовать ID вакансии в potok’е. Найти его очень просто — откройте вакансию в системе и обратите внимание на ссылку в адресной строке. Номер после https://app.potok.io/jobs/ и есть ID вакансии.

ВАЖНО: Приведите вашу базу в один из следующих видов:

  1. Одна папка, внутри которой только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.
  2. Несколько папок, переименованных в названия вакансий (для тэгов), внутри которых только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.
  3. Несколько папок, переименованных в ID вакансии, внутри которых только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.

Кандидатам можно добавить любой источник, который создан в вашей компании в «Настройках справочников». Просто скажите нам об этом.

Какое название у файла резюме, таким будет и ФИО кандидата. Поэтому обязательно обратите на это внимание и переименуйте при необходимости!

Импорт базы e-staff

Для полноценного импорта данных из E-staff вам нужно попросить Администратора Estaff выгрузить следующие папки:

  • <candidate>
  • <event>
  • <vacancy>

Если вы будете самостоятельно выгружать данные, то здесь можно ознакомиться с инструкцией — как экспортировать данные из E-Staff.

На основании данных из этих папок мы создадим вакансии. И перенесём кандидатов на определенные этапы вместе с резюме и историей действий (комментариев, отказов) по кандидатам.

Несколько важных моментов:

  1. Мы можем перенести имя рекрутера, который создал вакансию, кандидата или написал комментарий, если:
    — в выгрузке из E-staff есть его e-mail;
    — в момент импорта пользователь с этим e-mail есть в potok’е.
    Если одно из условий не выполнено, то создателем вакансий и соискателей будет один пользователь, которого вы сами можете выбрать. А автором комментариев указан «Potok.io».
  2. Переводы по этапам и отклонение кандидатов с вакансии всегда будет от «Potok.io».
  3. Дата в истории кандидата по всем действиям будет одна —  дата, когда вы сделали выгрузку. Дата открытия вакансии будет той же.
  4. Этапы, которые вы использовали в E-staff, скорее всего отличаются от стандартных этапов potok’а:
    — Создайте в «Настройках компании» в potok’e воронку со всеми этапами, которые использовали в E-staff. Тогда вакансии будут созданы со всеми этими этапами, и кандидаты перенесутся на верные.
    — Или же в E-staff перенести кандидатов на какие-то универсальные для всех вакансий этапы. И такие же этапы создайте в potok’e в воронке по умолчанию.
    — Если этап из E-staff не создан в potok’е, то кандидаты попадут в «Добавлен».

Импорт вакансий c Headhunter

Если вы хотите начать работу с вакансиями, которые уже созданы на HH, мы всегда готовы помочь и перенести их в potok. Что потребуется:

1) подключить интеграцию с HH в «Личном профиле» в разделе «Аккаунты на других сайтах»;

2) прислать нам список ссылок на активные вакансии, которые вы хотите перенести с Headhunter.

ВАЖНО: Резюме соискателей подтянутся в potok только при оплаченной интеграции по API. И только из папок «Неразобранные» и «Подумать». Чтобы узнать подробности и стоимость для вашей компании, обратитесь к персональному менеджеру на работном сайте.

Обратите внимание, что на HH есть лимит просмотров резюме (500 в сутки). Поэтому, если у вас очень много кандидатов на вакансиях, мы будем проводить импорт только в выходные, и процесс займет немного больше времени.

Was this article helpful?

Похожие материалы