Мы понимаем, что при переходе на нашу систему вам важно сохранить все данные о проделанной работе. Поэтому предлагаем вам четыре бесплатных варианта переноса базы резюме:
- импорт данных из Excel (обязательно взгляните на пример файла с правильной структурой);
- импорт архива резюме zip (поддерживаемые форматы: doc, docx, rtf, pdf);
- импорт базы e-staff;
- импорт вакансий с headhunter.
Ниже описан процесс импорта баз подробно. Не забывайте, что вы всегда можете задать нам вопросы в чате поддержки.
Все подготовленные документы вы можете отправить на почту support@potok.io. Мы посмотрим файлы и скажем, как скоро сможем провести импорт.
Импорт данных из Excel
Чтобы мы быстро и корректно импортировали вашу базу, нужно её структурировать. У нас для этого даже есть шаблон. Пожалуйста, приведите вашу базу в следующий вид.
Хотите к кандидатам из таблицы прикрепить ещё и резюме? Нет проблем! Просто приложите zip архив с файлами. В нём должна быть одна папка, внутри которой только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf. Чтобы правильно сопоставить соискателей из папки и из таблицы, нужно:
- Привести название файлов в архиве к виду «числовое ID» или «числовое ID_дополнительная информация». Например, «1234» или «1234_Курочкин П.В.».
- В первом столбце Excel таблицы указать ID из названия файла без дополнительного текста. Например, «1234».
Импорт архива резюме
Если вы хранили свою базу в папках, то просто объедините их в zip архив и пришлите нам на почту support@potok.io. В рамках бесплатного импорта мы добавим резюме форматов doc, docx, rtf, pdf в общую базу кандидатов. Если резюме разобраны по папкам-вакансиям, то мы можем добавить их название в виде хештега в карточку соискателя.
Если вы хотите добавить кандидатов на уже созданные вакансии в potok’е, то заранее распределите резюме по папкам-вакансиям. Название папки должно соответствовать ID вакансии в potok’е. Найти его очень просто — откройте вакансию в системе и обратите внимание на ссылку в адресной строке. Номер после https://app.potok.io/jobs/ и есть ID вакансии.
ВАЖНО: Приведите вашу базу в один из следующих видов:
- Одна папка, внутри которой только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.
- Несколько папок, переименованных в названия вакансий (для тэгов), внутри которых только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.
- Несколько папок, переименованных в ID вакансии, внутри которых только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.
Кандидатам можно добавить любой источник, который создан в вашей компании в «Настройках справочников». Просто скажите нам об этом.
Какое название у файла резюме, таким будет и ФИО кандидата. Поэтому обязательно обратите на это внимание и переименуйте при необходимости!
Импорт базы e-staff
Для полноценного импорта данных из E-staff вам нужно попросить Администратора Estaff выгрузить следующие папки:
- <candidate>
- <event>
- <vacancy>
Если вы будете самостоятельно выгружать данные, то здесь можно ознакомиться с инструкцией — как экспортировать данные из E-Staff.
На основании данных из этих папок мы создадим вакансии. И перенесём кандидатов на определенные этапы вместе с резюме и историей действий (комментариев, отказов) по кандидатам.
Несколько важных моментов:
- Мы можем перенести имя рекрутера, который создал вакансию, кандидата или написал комментарий, если:
— в выгрузке из E-staff есть его e-mail;
— в момент импорта пользователь с этим e-mail есть в potok’е.
Если одно из условий не выполнено, то создателем вакансий и соискателей будет один пользователь, которого вы сами можете выбрать. А автором комментариев указан «Potok.io». - Переводы по этапам и отклонение кандидатов с вакансии всегда будет от «Potok.io».
- Дата в истории кандидата по всем действиям будет одна — дата, когда вы сделали выгрузку. Дата открытия вакансии будет той же.
- Этапы, которые вы использовали в E-staff, скорее всего отличаются от стандартных этапов potok’а:
— Создайте в «Настройках компании» в potok’e воронку со всеми этапами, которые использовали в E-staff. Тогда вакансии будут созданы со всеми этими этапами, и кандидаты перенесутся на верные.
— Или же в E-staff перенести кандидатов на какие-то универсальные для всех вакансий этапы. И такие же этапы создайте в potok’e в воронке по умолчанию.
— Если этап из E-staff не создан в potok’е, то кандидаты попадут в «Добавлен».
Импорт вакансий c Headhunter
Если вы хотите начать работу с вакансиями, которые уже созданы на HH, мы всегда готовы помочь и перенести их в potok. Что потребуется:
1) подключить интеграцию с HH в «Личном профиле» в разделе «Аккаунты на других сайтах»;
2) прислать нам список ссылок на активные вакансии, которые вы хотите перенести с Headhunter.
ВАЖНО: Резюме соискателей подтянутся в potok только при оплаченной интеграции по API. И только из папок «Неразобранные» и «Подумать». Чтобы узнать подробности и стоимость для вашей компании, обратитесь к персональному менеджеру на работном сайте.
Обратите внимание, что на HH есть лимит просмотров резюме (500 в сутки). Поэтому, если у вас очень много кандидатов на вакансиях, мы будем проводить импорт только в выходные, и процесс займет немного больше времени.