Мы понимаем, что при переходе на нашу систему вам важно сохранить все данные о проделанной работе. Поэтому предлагаем вам четыре бесплатных варианта переноса базы резюме:

• импорт данных из Excel (обязательно взгляните на пример файла с правильной структурой);
• импорт архива резюме zip (поддерживаемые форматы: doc, docx, rtf, pdf);
• импорт базы e-staff;
• импорт вакансий с headhunter.

Ниже описан процесс импорта баз подробно. Не забывайте, что вы всегда можете задать нам вопросы в чате поддержки.

Все подготовленные документы вы можете отправить на почту support@potok.io. Мы посмотрим файлы и скажем, как скоро сможем провести импорт.

Импорт данных из Excel

Чтобы мы быстро и корректно импортировали вашу базу, нужно её структурировать. У нас для этого даже есть шаблон. Пожалуйста, приведите вашу базу в следующий вид.

Хотите к кандидатам из таблицы прикрепить ещё и резюме? Нет проблем! Просто приложите zip архив с файлами. В нём должна быть одна папка, внутри которой только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf. Чтобы правильно сопоставить соискателей из папки и из таблицы, нужно:

1. Привести название файлов в архиве к виду «числовое ID» или «числовое ID_дополнительная информация». Например, «1234» или «1234_Курочкин П.В.».
2. В первом столбце Excel таблицы указать ID из названия файла без дополнительного текста. Например, «1234».

Импорт архива резюме

Если вы хранили свою базу в папках, то просто объедините их в zip архив и пришлите нам на почту support@potok.io. В рамках бесплатного импорта мы добавим резюме форматов doc, docx, rtf, pdf в общую базу кандидатов. Если резюме разобраны по папкам-вакансиям, то мы можем добавить их название в виде хештега в карточку соискателя.

Если вы хотите добавить кандидатов на уже созданные вакансии в potok’е, то заранее распределите резюме по папкам-вакансиям. Название папки должно соответствовать ID вакансии в potok’е. Найти его очень просто — откройте вакансию в системе и обратите внимание на ссылку в адресной строке. Номер после https://app.potok.io/jobs/ и есть ID вакансии.

ВАЖНО: Приведите вашу базу в один из следующих видов:

1. Одна папка, внутри которой только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.
2. Несколько папок, переименованных в названия вакансий (для тэгов), внутри которых только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.
3. Несколько папок, переименованных в ID вакансии, внутри которых только резюме форматов doc, docx, rtf, pdf.

Кандидатам можно добавить любой источник, который создан в вашей компании в «Настройках справочников». Просто скажите нам об этом.

Какое название у файла резюме, таким будет и ФИО кандидата. Поэтому обязательно обратите на это внимание и переименуйте при необходимости!

Импорт базы e-staff

Для полноценного импорта данных из E-staff вам нужно попросить Администратора Estaff выгрузить следующие папки:

• <candidate>
• <event>
• <vacancy>

Если вы будете самостоятельно выгружать данные, то здесь можно ознакомиться с инструкцией — как экспортировать данные из E-Staff.

На основании данных из этих папок мы создадим вакансии. И перенесём кандидатов на определенные этапы вместе с резюме и историей действий (комментариев, отказов) по кандидатам.

Несколько важных моментов:

1. Мы можем перенести имя рекрутера, который создал вакансию, кандидата или написал комментарий, если:
   — в выгрузке из E-staff есть его e-mail;
   — в момент импорта пользователь с этим e-mail есть в potok’е.
   Если одно из условий не выполнено, то создателем вакансий и соискателей будет один пользователь, которого вы сами можете выбрать. А автором комментариев указан «Potok.io».
2. Переводы по этапам и отклонение кандидатов с вакансии всегда будет от «Potok.io».
3. Дата в истории кандидата по всем действиям будет одна —  дата, когда вы сделали выгрузку. Дата открытия вакансии будет той же.
4. Этапы, которые вы использовали в E-staff, скорее всего отличаются от стандартных этапов potok’а:
   — Создайте в «Настройках компании» в potok’e воронку со всеми этапами, которые использовали в E-staff. Тогда вакансии будут созданы со всеми этими этапами, и кандидаты перенесутся на верные.
   — Или же в E-staff перенести кандидатов на какие-то универсальные для всех вакансий этапы. И такие же этапы создайте в potok’e в воронке по умолчанию.
   — Если этап из E-staff не создан в potok’е, то кандидаты попадут в «Добавлен».

Импорт вакансий c Headhunter

Если вы хотите начать работу с вакансиями, которые уже созданы на HH, мы всегда готовы помочь и перенести их в potok. Что потребуется:

1) подключить интеграцию с HH в «Личном профиле» в разделе «Аккаунты на других сайтах»;

2) прислать нам список ссылок на активные вакансии, которые вы хотите перенести с Headhunter.

ВАЖНО: Резюме соискателей подтянутся в potok только при оплаченной интеграции по API. И только из папок «Неразобранные» и «Подумать». Чтобы узнать подробности и стоимость для вашей компании, обратитесь к персональному менеджеру на работном сайте.

Обратите внимание, что на HH есть лимит просмотров резюме (500 в сутки). Поэтому, если у вас очень много кандидатов на вакансиях, мы будем проводить импорт только в выходные, и процесс займет немного больше времени.