Хотите создавать заявки на подбор прямо в Поток?

Модуль позволяет создавать заявки на подбор, с помощью модуля Цепочки согласования  согласовывать их и формировать на основании заявки вакансию.

Чтобы подключить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки.

Как будет выглядеть заявка?

• разные типы полей: текстовые, числовые, справочные

• условия отображения полей, например в зависимости от позиции отображать необходимость выбора разных вариантов графика

• визуальное расположение полей

• список требований к кандидату и его компетенциям

• административную информацию о доступном бюджете, выделяемом на должность

• данные о фактическом месте работы

• данные для Заявки могут браться из кадровой системы. Например, зарплата, количество отпускных дней, требования к должности.

Может быть несколько заявок?

Да, конечно, вы можете настроить свою заявку к каждой воронке или типу подбора.

Что еще может модуль?

1. При подключении модуля ОШС  в заявку можно подгружать данные из вашей кадровой системы:

• названия должностей

• структурные подразделения

• уровни компенсаций

2. При подключении Цепочки согласования согласовывать их и формировать на основании заявки вакансию.

3. В сам модуль входит одна цепочка согласования. Если у вас не подключен модуль Цепочки согласования, то в последующем можно будет вручную выстраивать цепочку согласования.

Использование модуля

Для создания заявки нужно нажать иконку с плюсом в панели инструментов слева и выбрать раздел «Создать заявку».

В открывшемся окне нужно выбрать направление, в рамках которого будет выполняться заявка. Выбор направления предоставляется, если в компании настроено больше одного направления для заявок.

После выбора нужного направления появится форма создания заявки, настроенная для данной компании.

После заполнения нужно нажать кнопку «Сохранить». Кнопка «Сохранить» есть в нижней части формы, а также в панели действий сверху. Обе кнопки работают одинаково. После сохранения заявка появится в общем списке заявок во вкладке «Требует действия».

Редактирование заявки

Редактирование доступно для заявок в статусе «Создана», «На доработке» и «На согласовании» (если согласующим является автор заявки). Для редактирования заявки нужно перейти в заявку, в блоке «Информация о заявке» внести необходимые изменения и нажать кнопку «Сохранить».

Дублирование заявки

Создать новую заявку можно путем дублирования существующей заявки. Дублировать заявку можно из статусов «Требует действий», «На согласовании», «Согласовано» и «Не согласовано». Для этого нужно в списке заявок нажать на три точки справа в блоке нужной заявки. В появившемся меню выбрать действие «Дублировать».

При дублировании заявки открывается форма создания новой заявки с данными из дублируемой заявки. В новую заявку копируются данные из дублируемой заявки, кроме цепочки согласования. Для сохранения новой заявки нужно нажать кнопку «Сохранить».
Если закрыть форму без сохранения, заявка не будет создана.

Отмена заявки

После сохранения заявки можно её отменить. Нужно нажать кнопку «Отменить заявку» в панели действий или внизу формы заявки. В появившемся окне подтверждения нажать кнопку «Да». Заявка будет отменена и отобразится в списке заявок во вкладке «Не согласовано» со статусом «Отменена».

Отменить заявку можно также из списка заявок. Для этого нужно нажать три точки в блоке нужной заявки в списке. В появившемся меню выбрать действие «Отменить». В окне подтверждения нажать кнопку «Да».

Отменить можно заявки со статусом «Создана» и «На согласовании».

Настройка цепочки согласования

После создания заявки можно настроить цепочку согласования. Сделать это можно в разделе «Цепочка согласования» в заявке. Если не настроено автоматическое формирование цепочки — она будет пустой.

Для добавления нового этапа согласования нужно в заявке в разделе «Цепочка согласования» нажать кнопку «Добавить этап согласования». В выпадающем списке можно выбрать согласующего из списка пользователей, зарегистрированных в компании.
Для удаления согласующего нужно нажать иконку с корзиной рядом с ним.

Отправка заявки на согласование

Когда заполнена Цепочка согласования по заявке, становится доступной кнопка «Запустить согласование». После нажатия на нее статус заявки будет изменен на «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.

Заявки, находящиеся на согласовании, отображаются в списке заявок во вкладке «Требует действия» или «На согласовании» в зависимости от роли пользователя в заявке.

Замещающий в цепочках согласования

Понимаем, что каждый сотрудник уходит в отпуск. Иногда из-за отпуска определенного сотрудника сложно изменить цепочку согласования заявки или оффера, которая настроена в Потоке.
Теперь можно выбрать замещающего, который сможет принимать решения за вас, не задерживая процесс подбора.

Как выбрать замещающего?

Чтобы поставить замещающего, перейдите в настройки «Личный профиль», раздел «Отпуск и делегирование».

Введите ФИО коллеги или его email, выберите дату начала замещения и окончания замещения. Для сохранения нажмите кнопку «Назначить замещающего».

После применения настроек, ваш коллега, которого вы выбрали своим замещающим, будет выбран в цепочке согласования за вас.
Можно создавать несколько замен, если это необходимо.

В самой цепочке согласования замещающий будет отображаться с заметкой «Замещающий».

Важно:

• Если замещающий, которого вы выбрали, уйдет в отпуск и назначит другого коллегу для замещения — в вашу цепочку согласования замещающий не подтянется;
• Замещающего можно выбрать только для себя, для своих коллег это настроить не получится;
• Добавление замещающего происходит сразу в обе группы цепочек согласования: заявки и офферы;
• Замещающий не получает всех прав доступа автоматически, это зависит от его роли в Поток.

Как изменить замещающего?

Если вы уже выбрали замещающего, но возникла необходимость его изменить — можно нажать на иконку карандаша справа от существующей замены:

Откроется окно редактирования, где вы можете сменить коллегу, дату начала или конца замены:

Если вам нужно полностью удалить замену — нажмите на иконку корзинки.

Статусы и процесс согласования

Заявка согласована

Если заявка согласована, нужно нажать кнопку «Согласовать» в панели действий. В появившейся панели слева ввести комментарий, если необходимо, и нажать кнопку «Согласовать».

После согласования заявки автоматически создается вакансия со статусом «Открыта». Она отображается в общем списке вакансий. Статус заявки меняется на «Согласована», и она отображается в списке заявок во вкладке «Согласовано».

В заявке отображается ссылка для перехода в созданную вакансию. В вакансии отображается ссылка для перехода в заявку, из которой она была создана.

Отправка заявки на доработку

Для отправки заявки на доработку нужно нажать кнопку «На доработку» в панели действий в заявке. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «На доработку».

Заявка переходит в статус «На доработке» и отображается в списке заявок во вкладке «Требует действия» у пользователя, который является создателем заявки. Автор заявки также получит уведомление о необходимости доработки заявки.

В заявке отображается комментарий, оставленный пользователем при отправке на доработку.

После внесения изменений заявку можно снова отправить на согласование. Для этого в разделе «Цепочка согласования» нужно нажать кнопку «Запустить согласование». Согласование будет запущено заново. Статус заявки изменится на «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.

Отмена заявки, отправленной на доработку, осуществляется также как отмена только что созданной заявки.

Отклонить заявку

Если заявка не согласована, нужно нажать кнопку «Не согласовано» в панели действий. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «Не согласовано». Комментарий обязателен для заполнения — кнопка «Не согласовано» недоступна до тех пор, пока не указан комментарий.

Если хотя бы один согласующий не согласует заявку (на любом этапе), она переходит в статус «Не согласовано» и отображается в списке заявок во вкладке «Не согласовано». Доработать несогласованную заявку и перезапустить ее согласование нельзя.

История согласования

В любой заявке в разделе «Цепочка согласования» отображаются:

• все этапы согласования (в том числе те, по которым решение еще не принято)

• ФИО согласующих на каждом этапе

• решение каждого согласующего с указанием даты принятия решения

• комментарий согласующего, который можно посмотреть, нажав на иконку сообщения рядом с ФИО.

В заявке, по которой было несколько попыток согласования, отображается история согласования в разделе «Цепочка согласования». В блоке «История согласования» информация выводится по событиям снизу вверх: от первой отправки заявки на согласование до текущего согласования. Между этими событиями может быть несколько итераций согласования, когда заявка возвращается на доработку и снова отправляется на согласование.
По каждой попытке отображаются все согласующие и их комментарии с указанием даты решения.

Список заявок

Список заявок открывается с помощью иконки «Заявки» в панели инструментов. Все заявки распределены по вкладкам, соответствующим их статусам. В каждой вкладке заявки отображаются в виде блоков.

Требует действия

Здесь отображаются заявки, по которым ожидаются действия текущего пользователя:

На согласовании

Здесь отображаются заявки, которые находятся на согласовании. Пользователь видит здесь заявки, созданные им, а также заявки, в которых является согласующим, но не на текущем этапе.

Согласовано

Здесь отображаются все согласованные заявки.

Не согласовано

Здесь отображаются все несогласованные и отмененные заявки.

Чтобы подключить и настроить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки. Замещающие, замещающие, замена, заменяемые, отпуск