1. Home
  2. Дополнительные модули
  3. Цепочки согласования

Цепочки согласования

Хотите упростить процесс согласования офферов и заявок на подбор? Модуль позволяет автоматизировать процесс их согласования прямо в Potok’e.

Чтобы подключить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки.

Как это работает?

При создании Заявки на подбор или Оффера Potok автоматически формирует цепочки согласования и направляет документы по этим сценариям.

У меня несколько разных сценариев согласования. Как быть?

Вы можете настроить свой сценарий согласования для каждой заявки и типа оффера. Более того, цепочка согласования может формироваться на основании данных в заявке на подбор. Например, для разных городов или разных подразделений даже при одинаковой форме заявки могут формироваться разные цепочки согласования.

На одном этапе может быть только один согласующий?

Не обязательно. В Potok возможны два типа согласования: последовательный и параллельный.

  • При последовательном согласовании заявка переходит к следующему согласующему только после согласования предыдущего.

  • При параллельном — достаточно согласования одного из пользователей на этапе.

Конечно, ваша цепочка может содержать этапы и с последовательным, и параллельным согласованием.

Что еще может модуль?

На основании данных заявки могут автоматически сформировать команду по вакансии и назначить ответственного рекрутера.

Использование модуля на примере согласования заявки на подбор

Настройка цепочки согласования

После создания заявки можно настроить цепочку согласования. Сделать это можно в разделе «Цепочка согласования» в заявке. Если не настроено автоматическое формирование цепочки, она будет пустой.

Для добавления нового этапа согласования нужно в заявке в разделе «Цепочка согласования» нажать кнопку «Добавить этап согласования». В выпадающем списке можно выбрать согласующего из списка пользователей, зарегистрированных в компании.

Для удаления согласующего нужно нажать иконку с корзиной рядом с ним.

Отправка заявки на согласование

Когда заполнена «Цепочка согласования по заявке», становится доступной кнопка «Запустить согласование». После нажатия на нее, статус заявки будет изменен «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.

Заявки, находящиеся на согласовании, отображаются в списке заявок во вкладке «Требует действия» или «На согласовании» в зависимости от роли пользователя в заявке.

Согласование заявки

Если готовы согласовать заявку, нужно нажать кнопку «Согласовать» в панели действий. В появившейся панели слева ввести комментарий, если необходимо, и нажать кнопку «Согласовать».

                                          Как процесс видит согласующий

После согласования заявки автоматически создается вакансия со статусом «Открыта». Она отображается в общем списке вакансий. Статус заявки меняется на «Согласована», и она отображается в списке заявок во вкладке «Согласовано».

В заявке отображается ссылка для перехода в созданную вакансию, а в вакансии —  ссылка для перехода в заявку, из которой она была создана.

Отправка заявки на доработку

Для отправки заявки на доработку нужно нажать кнопку «На доработку» в панели действий в заявке. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «На доработку».

Заявка переходит в статус «На доработке» и отображается в списке заявок во вкладке «Требует действия» у пользователя, который является создателем заявки. Автор заявки также получит уведомление о необходимости доработки заявки.

В заявке отображается комментарий, оставленный пользователем при отправке на доработку.

После внесения изменений заявку можно снова отправить на согласование. Для этого в разделе «Цепочка согласования» нужно нажать кнопку «Запустить согласование». Согласование будет запущено заново. Статус заявки изменится «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.

Отмена заявки, отправленной на доработку, осуществляется также как отмена только что созданной заявки.

Отклонить заявку

Если заявка не согласована, нужно нажать кнопку «Не согласовано» в панели действий. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «Не согласовано». Комментарий обязателен для заполнения — кнопка «Не согласовано» недоступна до тех пор, пока не указан комментарий.

Если хотя бы один согласующий не согласует заявку (на любом этапе), она переходит в статус «Не согласовано» и отображается в списке заявок во вкладке «Не согласовано». Доработать несогласованную заявку и перезапустить ее согласование нельзя.

История согласования

В любой заявке в разделе «Цепочка согласования» отображаются:

  • все этапы согласования, в том числе те, по которым решение еще не принято

  • ФИО согласующих на каждом этапе

  • решение каждого согласующего с указанием даты принятия решения

  • комментарий согласующего, который можно посмотреть, нажав на иконку сообщения рядом с ФИО.

В заявке, по которой было несколько попыток согласования, отображается история согласования в разделе «Цепочка согласования».

В блоке «История согласования» информация выводится по событиям снизу вверх: от первой отправки заявки на согласование до текущего согласования. Между этими событиями может быть несколько итераций согласования, когда заявка возвращается на доработку и снова отправляется на согласование.

По каждой попытке отображаются все согласующие и их комментарии с указанием даты решения.

Замещающий в цепочках согласования

Понимаем, что каждый сотрудник уходит в отпуск. Иногда из-за отпуска определенного сотрудника сложно изменить цепочку согласования заявки или оффера, которая настроена в Potok’e.
Теперь можно выбрать замещающего, который сможет принимать решения за вас, не задерживая процесс подбора. Возможность выбора замещающего будет доступна, если у вас есть один из модулей:

Как выбрать замещающего?

Чтобы поставить замещающего, перейдите в настройки «Личный профиль», раздел «Отпуск и делегирование».

Введите ФИО коллеги или его email, выберите дату начала замещения и окончания замещения. Для сохранения нажмите кнопку «Назначить замещающего».

После применения настроек, ваш коллега, которого вы выбрали своим замещающим, будет выбран в цепочке согласования за вас.
Можно создавать несколько замен, если это необходимо.

В самой цепочке согласования замещающий будет отображаться с заметкой «Замещающий».

Важно:

  • Если замещающий, которого вы выбрали, уйдет в отпуск и назначит другого коллегу для замещения — в вашу цепочку согласования замещающий не подтянется;
  • Замещающего можно выбрать только для себя, для своих коллег это настроить не получится;
  • Добавление замещающего происходит сразу в обе группы цепочек согласования: заявки и офферы;
  • Замещающий не получает всех прав доступа автоматически, это зависит от его роли в Potok.

Как изменить замещающего?

Если вы уже выбрали замещающего, но возникла необходимость его изменить — можно нажать на иконку карандаша справа от существующей замены:

Откроется окно редактирования, где вы можете сменить коллегу, дату начала или конца замены:

Если вам нужно полностью удалить замену — нажмите на иконку корзинки.

Чтобы подключить и настроить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки. Замещающие, замещающих

Was this article helpful?

Похожие материалы