Хотите упростить процесс согласования офферов и заявок на подбор? Модуль позволяет автоматизировать процесс их согласования прямо в Потоке.
Чтобы подключить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки.
Как это работает?
При создании Заявки на подбор или Оффера Поток автоматически формирует цепочки согласования и направляет документы по этим сценариям.
У меня несколько разных сценариев согласования. Как быть?
Вы можете настроить свой сценарий согласования для каждой заявки и типа оффера. Более того, цепочка согласования может формироваться на основании данных в заявке на подбор. Например, для разных городов или разных подразделений даже при одинаковой форме заявки могут формироваться разные цепочки согласования.
На одном этапе может быть только один согласующий?
Не обязательно. В Поток возможны два типа согласования: последовательный и параллельный.
-
При последовательном согласовании заявка переходит к следующему согласующему только после согласования предыдущего.
-
При параллельном — достаточно согласования одного из пользователей на этапе.
Конечно, ваша цепочка может содержать этапы и с последовательным, и параллельным согласованием.
Что еще может модуль?
На основании данных заявки могут автоматически сформировать команду по вакансии и назначить ответственного рекрутера.
Использование модуля на примере согласования заявки на подбор
Настройка цепочки согласования
После создания заявки можно настроить цепочку согласования. Сделать это можно в разделе «Цепочка согласования» в заявке. Если не настроено автоматическое формирование цепочки, она будет пустой.
Для добавления нового этапа согласования нужно в заявке в разделе «Цепочка согласования» нажать кнопку «Добавить этап согласования». В выпадающем списке можно выбрать согласующего из списка пользователей, зарегистрированных в компании.
Для удаления согласующего нужно нажать иконку с корзиной рядом с ним.
Отправка заявки на согласование
Когда заполнена «Цепочка согласования по заявке», становится доступной кнопка «Запустить согласование». После нажатия на нее, статус заявки будет изменен «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.
Заявки, находящиеся на согласовании, отображаются в списке заявок во вкладке «Требует действия» или «На согласовании» в зависимости от роли пользователя в заявке.
Согласование заявки
Если готовы согласовать заявку, нужно нажать кнопку «Согласовать» в панели действий. В появившейся панели слева ввести комментарий, если необходимо, и нажать кнопку «Согласовать».
Как процесс видит согласующий
После согласования заявки автоматически создается вакансия со статусом «Открыта». Она отображается в общем списке вакансий. Статус заявки меняется на «Согласована», и она отображается в списке заявок во вкладке «Согласовано».
В заявке отображается ссылка для перехода в созданную вакансию, а в вакансии — ссылка для перехода в заявку, из которой она была создана.
Отправка заявки на доработку
Для отправки заявки на доработку нужно нажать кнопку «На доработку» в панели действий в заявке. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «На доработку».
Заявка переходит в статус «На доработке» и отображается в списке заявок во вкладке «Требует действия» у пользователя, который является создателем заявки. Автор заявки также получит уведомление о необходимости доработки заявки.
В заявке отображается комментарий, оставленный пользователем при отправке на доработку.
После внесения изменений заявку можно снова отправить на согласование. Для этого в разделе «Цепочка согласования» нужно нажать кнопку «Запустить согласование». Согласование будет запущено заново. Статус заявки изменится «На согласовании». Первый согласующий в цепочке получит уведомление о необходимости согласования заявки.
Отмена заявки, отправленной на доработку, осуществляется также как отмена только что созданной заявки.
Отклонить заявку
Если заявка не согласована, нужно нажать кнопку «Не согласовано» в панели действий. В появившейся панели слева необходимо ввести комментарий и нажать кнопку «Не согласовано». Комментарий обязателен для заполнения — кнопка «Не согласовано» недоступна до тех пор, пока не указан комментарий.
Если хотя бы один согласующий не согласует заявку (на любом этапе), она переходит в статус «Не согласовано» и отображается в списке заявок во вкладке «Не согласовано». Доработать несогласованную заявку и перезапустить ее согласование нельзя.
История согласования
В любой заявке в разделе «Цепочка согласования» отображаются:
-
все этапы согласования, в том числе те, по которым решение еще не принято
-
ФИО согласующих на каждом этапе
-
решение каждого согласующего с указанием даты принятия решения
-
комментарий согласующего, который можно посмотреть, нажав на иконку сообщения рядом с ФИО.
В заявке, по которой было несколько попыток согласования, отображается история согласования в разделе «Цепочка согласования».
В блоке «История согласования» информация выводится по событиям снизу вверх: от первой отправки заявки на согласование до текущего согласования. Между этими событиями может быть несколько итераций согласования, когда заявка возвращается на доработку и снова отправляется на согласование.
По каждой попытке отображаются все согласующие и их комментарии с указанием даты решения.
Замещающий в цепочках согласования
Понимаем, что каждый сотрудник уходит в отпуск. Иногда из-за отпуска определенного сотрудника сложно изменить цепочку согласования заявки или оффера, которая настроена в Потоке.
Теперь можно выбрать замещающего, который сможет принимать решения за вас, не задерживая процесс подбора. Возможность выбора замещающего будет доступна, если у вас есть один из модулей:
Как выбрать замещающего?
Чтобы поставить замещающего, перейдите в настройки «Личный профиль», раздел «Отпуск и делегирование».
Введите ФИО коллеги или его email, выберите дату начала замещения и окончания замещения. Для сохранения нажмите кнопку «Назначить замещающего».
После применения настроек, ваш коллега, которого вы выбрали своим замещающим, будет выбран в цепочке согласования за вас.
Можно создавать несколько замен, если это необходимо.
В самой цепочке согласования замещающий будет отображаться с заметкой «Замещающий».
Важно:
- Если замещающий, которого вы выбрали, уйдет в отпуск и назначит другого коллегу для замещения — в вашу цепочку согласования замещающий не подтянется;
- Замещающего можно выбрать только для себя, для своих коллег это настроить не получится;
- Добавление замещающего происходит сразу в обе группы цепочек согласования: заявки и офферы;
- Замещающий не получает всех прав доступа автоматически, это зависит от его роли в Поток.
Как изменить замещающего?
Если вы уже выбрали замещающего, но возникла необходимость его изменить — можно нажать на иконку карандаша справа от существующей замены:
Откроется окно редактирования, где вы можете сменить коллегу, дату начала или конца замены:
Если вам нужно полностью удалить замену — нажмите на иконку корзинки.
Чтобы подключить и настроить модуль, обратитесь к вашему персональному менеджеру или напишите в чат поддержки. Замещающие, замещающих